Унификация флоу экспертизы и согласования проектной документации
Автор: Анастасия Баженова · 2025
Задача: <!--StartFragment-->В СЭД Tessa ЭПД и смежных инструментах (ИСУП, Jira, дашборды) пользователи сталкивались с неудобной навигацией, неочевидной структурой разделов, запутанными формами и высокой долей ошибок при заполнении. Отдельно критичной была проблема с каталогами: в них отсутствовала единая логика группировки артефактов и типовых задач, названия были неоднозначными, из‑за чего сотрудники не находили нужные шаблоны, дублировали работу и тратили время на уточнения. Это увеличивало нагрузку на поддержку, растягивало сроки согласования документов и снижало предсказуемость процессов. Нужно было сделать интерфейс и логику работы понятнее, систематизировать каталоги, снизить количество ошибок и обращений в поддержку, ускорить типовые сценарии работы.<!--EndFragment-->
Решение: <!--StartFragment--><ul><li>Провела 18 глубинных интервью с пользователями разных ролей (PM, аналитики, разработчики) — выяснила, как они ищут шаблоны и задачи, заполняют типовые формы, какие формулировки используют в поиске и где чаще всего ошибаются.</li><li>Запустила опрос (N=120) для количественной оценки проблем и приоритизации доработок, включая вопросы про поиск и использование каталогов.</li><li>Использовала карточную сортировку (30 участников) — определили оптимальную структуру разделов и логику группировки документов, задач и шаблонов. Участники раскладывали карточки с названиями артефактов по смысловым группам, что позволило выявить расхождения между терминологией системы и языком пользователей.</li><li>Проанализировала метрики: время выполнения типовых задач, долю ошибок, CSAT/SUS, воронки по ключевым сценариям, а также логи обращений в поддержку по проблемам с поиском шаблонов и задач.</li><li>Смоделировала пользовательские сценарии по ролям, выделила обязательные и опциональные поля, продумала подсказки, валидацию и отображение статусов в каталогах.</li><li>Сделала прототипы в Figma и провела 20 немодерируемых тестов: пользователи выполняли типовые задачи (поиск документа, создание задачи, выбор шаблона, согласование, фильтрация по статусам).</li><li>Собрала обратную связь через 8 мини‑опросов (N=16–24) после тестов, чтобы уточнить, какие элементы интерфейса и формулировки в каталогах вызывают вопросы.</li><li>Провёл кабинетное исследование существующих каталогов артефактов и типовых задач: выявила дубли, паттерны и противоречия в названиях, сопоставила терминологию с реальным языком пользователей.</li><li>Настроила единые каталоги артефактов и задач в Jira и СЭД Tessa ЭПД: унифицировала названия, ввела метки и фильтры по типам задач и доменам, добавила краткие описания и примеры использования для шаблонов.</li><li>На основе данных приоритизировала изменения по влиянию и простоте внедрения, согласовала с продуктовой командой и заложила в бэклог.</li></ul>
<!--EndFragment-->
Результат: <!--StartFragment--><ul><li>Уровень удовлетворённости пользователей вырос на 1,5 балла по 5‑балльной шкале.</li><li>Количество ошибок при заполнении форм снизилось на 30–40% за счёт понятных полей, подсказок, валидации и более логичных названий шаблонов в каталогах.</li><li>Время на поиск нужной информации и нужного шаблона в системе сократилось на 20–25% благодаря новой навигации, фильтрам и консистентной терминологии в каталогах.</li><li>Доля обращений в поддержку снизилась на 27% — пользователи стали быстрее находить нужные разделы, шаблоны и понимать логику работы.</li><li>Доля ошибок в работе с задачами и артефактами снизилась на 29% за счёт консистентности каталогов и понятных формулировок.</li></ul>
<!--EndFragment-->
